پ ـ بایگانی عبارتست از مخزن اطلاعات  هرسازمان:2ـ اسناد ومدارک :                           بدلیل ثابت بودن .اطلاعات اسناد ومدارک هرسازمان باهرگونه تغییرات نیروی انسانی .ماندنی وقابل نگهداری است Adblock test (Why?)

مقدمه اگربه زمان های گذشته برگردیم مشاهده خواهیم نمودکه بشربه روشهای گوناگون مبادرت به برقراری ارتباط مینموده است این ارتباطات ابتدا به وسیله ایما واشاره وحرکات گوناگون وسپس با پیدایش صداهای گونگون ویا تلفظ های مختلف بصورت کلام وسخن بوده است ......

گشت گرداگردمهرتابناک .ایران زمینروزآمدوشدشادی برون زندرکمینای تویزدان.ای توگرداننده ی مهروسپهربرترینش کن برایم این زمان واین زمین عید نوروز مبارک

یکی دیگرازعوامل مهم درتشکیل واستفاده ازبایگانی ودرنهایت اسناد ومدارک آن بکارگیری ابزارووسایل ضروری بایگانی است که شامل مواردی چون تعدادوسایل کیفیت وسایل نوع وسایل وابزارها وبکارگیری افرادمتخصص است .

بررسی وارزشیابی سوابق وپرونده های راکد به منظوراهداف سه گانه ذیل انجام می گیرد : ا- امحا اوراق زائد2- انتقال پرونده های راکد به مرکز بایگانی راکدسازمان برای نگهداری موقت3- تحویل اسناد واجد شرایط نگهداری دائمی سازمان به بایگانی راکد

نشان دادن واثبات انجام یک امروعمل وفعالیتهای گذشته یک سازمان(نقش سندعبارتست ازانتقال اطلاعات گذشته به آینده است) برای بهبود فعالیتها ی سازمانهای آینده نگرمهم است بدین منظورنقش واهمیت بایگانیها مشخص شده و راه اندازی آن دریک سازمان الزامی می باشد

چ-امکان نظارت بصری مدیرومسئول بایگانی برکارکنان وارباب رجوع بایگانی بهنگام استقراردرمحل کار

ترتیب امحاء اوراق زائد مربوط به جداول زمانی عمومی از طریق فروش وواگذاری به کارخانه های کاغذ ومقوا سازی با رعایت تشریفات و مقررات مالی و با نظارت نماینده سازمان ذیربط خواهد بود در نقاطی که که کارخانه های کاغذ و مقواسازی وجود ندارد امحاء اوراق زائد باید به ترتیب مقتضی و مناسب نظیرسوزانده و با رعایت تش...

تمامی نوشته ها،نامه ها،گزارشها،صورت جلسه ها،قراردادها و عهدنامه ها،ابلاغ ها و فرمانها،نمونه فرمها،دفترها و پرونده ها،قبوض،نسخه ها،بارنامه ها،سوابق تحصیلی،نمودارها و جداول،نقشه ،فلاپی و سی دی و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات سازمان و با تایید کمیته امحاء استان در اجرای دستور العمل سازمان اسناد مل...

در این دستورالعمل کلیه اقدامات لازم برای تهیه و ارسال فهرست اوراق امحا که شامل مراحل مختلف:برنامه ریزی و تهیه مقدمات،بررسی و صورت برداری اسناد و پزونده های راکد ارزشیبابی تفکیک و بسته بندی آنها و امحاء می باشد،تشریح شده است: 1)برنامه ریزی و تهیه مقدمات کار 2)بررسی و صورت برداری 3)ارزشیابی 4)تفکیک و ...

در برنامه و مواد تفصیلی موارد زیر باید گنجانده شود: الف)تعیین دامنه فهرست برداری ،مبنی براینکه کدام بایگانی یا کدام دسته از پرونده ها مورد نظر هستند. ب)تعیین مجریان برنامه و وظایف و مسئولیتهای هریک

اسناد و پرونده های راکد براساس برنامه تعیین شده و به ترتیب زیر مورد بررسی و صورت برداری قرار می گیرد: الف)در مواردی که مواد مورد بررسی به صورت پرونده وجود دارد باید مشخصات هریک در فرم مربوطه درج گردید. ب)فرمها تکمیل شده مزبور براساس موضوع تفکیک و دسته بندی می شوند و کلیه پرونده ها و اسناد مربوط به ی...

پس از صورت برداری وفهرست جهت بررسی به مقام و کارشناس مسئول ارسال می گردد نامبرده با توجه به وظایف و مسئولیتهای قانونی وزارتخانه و موسسه دولتی ذیربط و با رعایت مقررات و مرور زمانهای قانونی و همچنین با

پس از صورت برداری وفهرست جهت بررسی به مقام و کارشناس مسئول ارسال می گردد نامبرده با توجه به وظایف و مسئولیتهای قانونی وزارتخانه و موسسه دولتی ذیربط و با رعایت مقررات و مرور زمانهای قانونی و همچنین با

ضمن انجام بررسی و صورت برداری ؛ به هریک از پرونده ها (یادسته های خاص اسناد) شماره جدید بصورت مسلسل داده می شود که این شماره در ستون مربوط و در فرم شماره 1و2 قید میگردد . پس از آنکه مسوول امور اسناد نت

نسخه ای از فرم شماره 2 پس ازتکمیل کلیه مندرجات ؛ مبنای تهیه فهرست اوراق قابل امحاءدر فرم شماره 3 قرارمی گیرد؛ به این ترتیب که در این فرم منحصرامشخصات آن دسته از پرونده ها یا ردیفهایی که در ستون ارزشیابی فرم شماره 2 جزء اوراق امحاء تشخیص داده شده اند درج می شود. فرم شماره 3 باید در سه نسخه تنظیم شود ...

1- دفاتر اندیکاتور بیرخانه : در این گونه دفاتر که دارای شماره یک نامه  ضمن انعکاس شرح مختصری از مفاد انها؛ ثبت می شود و شماره دفتر اندیکاتور بر روی نامه قید میشود2- سوابق و پرونده های مربوط به تقاضانامه ها و معرفی کارمندان 3- پرونده های پرسنلی کارمندان: این گونه پرونده ها تشکیل شده از رونوشت احکام م...

1- در هر یک از برگهای فهرست اوراق امحاء فقط یک ردیف پرونده یا اوراق قابل امحا قید شود2- در قسمت ملاحظات فهرست مزبور دلایل غیرقابل استفاده بودن اوراق به طور مشخص روشن شود3- قبل از تنظیم و ارسال فهرست اوراق قابل امحاء نظر کتبی واحد حقوقی در مورد قابل امحاء بودن اوراق با توجه به جنبه حقوق آن خواسته شود...

مدت نگهداری تعیین شده حداقل زمانی است است که برای نگهداری اوراق درنظر گرفته شده است. و درمواردی که ماهیت کارو وظایف یک سازمان ایجاب نماید این گونه ردیف ها برای مدت بیشتری نگهداری می شود   سازمانهای ذیربط می توانند زمان طولانی تری برای نگهداری ردیفهای مزبور پییش بینی و مورد عمل قراد دهند و مراتب زا ب...

- ایجادونظارت برسیستم پیگیری مکاتبات از طریق واحدهای مربوطه - تهیه طرح وایجادونظارت بر برنامه مدیریت فرم شامل جمع اوری,طبقه بندی و ترکیب حذف ومتحدالشکل ساختن فرمهای موردعمل ونظارت- تهیه طرح و ایجاد ونظارت براجرای برنامه مدیریت دستورالعملها شامل جمع اوری و شماره گذاری وطبقه بندی تنظیم ,نظارت برچاپ وت...