پ ـ بایگانی عبارتست از مخزن اطلاعات  هرسازمان:

2ـ اسناد ومدارک :

                           بدلیل ثابت بودن .اطلاعات اسناد ومدارک هرسازمان باهرگونه تغییرات نیروی انسانی .ماندنی وقابل نگهداری است 

مقدمه

اگربه زمان های گذشته برگردیم مشاهده خواهیم نمودکه بشربه روشهای گوناگون مبادرت به برقراری ارتباط مینموده است این ارتباطات ابتدا به وسیله ایما واشاره وحرکات گوناگون وسپس با پیدایش صداهای گونگون ویا تلفظ های مختلف بصورت کلام وسخن بوده است ......

گشت گرداگردمهرتابناک .ایران زمین

روزآمدوشدشادی برون زندرکمین

ای تویزدان.ای توگرداننده ی مهروسپهر

برترینش کن برایم این زمان واین زمین

عید نوروز مبارک

یکی دیگرازعوامل مهم درتشکیل واستفاده ازبایگانی ودرنهایت اسناد ومدارک آن بکارگیری ابزارووسایل ضروری بایگانی است که شامل مواردی چون تعدادوسایل کیفیت وسایل نوع وسایل وابزارها وبکارگیری افرادمتخصص است .

بررسی وارزشیابی سوابق وپرونده های راکد به منظوراهداف سه گانه ذیل انجام می گیرد :

ا- امحا اوراق زائد

2- انتقال پرونده های راکد به مرکز بایگانی راکدسازمان برای نگهداری موقت

3- تحویل اسناد واجد شرایط نگهداری دائمی سازمان به بایگانی راکد

نشان دادن واثبات انجام یک امروعمل وفعالیتهای گذشته یک سازمان(نقش سندعبارتست ازانتقال اطلاعات گذشته به آینده است) برای بهبود فعالیتها ی سازمانهای آینده نگرمهم است بدین منظورنقش واهمیت بایگانیها مشخص شده و راه اندازی آن دریک سازمان الزامی می باشد

چ-امکان نظارت بصری مدیرومسئول بایگانی برکارکنان وارباب رجوع بایگانی بهنگام استقراردرمحل کار

ترتیب امحاء اوراق زائد مربوط به جداول زمانی عمومی از طریق فروش وواگذاری به کارخانه های کاغذ ومقوا سازی با رعایت تشریفات و مقررات مالی و با نظارت نماینده سازمان ذیربط خواهد بود در نقاطی که که کارخانه های کاغذ و مقواسازی وجود ندارد امحاء اوراق زائد باید به ترتیب مقتضی و مناسب نظیرسوزانده و با رعایت تشریفات و مقررات مربوط و با نظارت سازمان ذیربط انجام گیرد .

نسخه ای از فهرست ردیفهای اوراق زائد که طبق جدول زمانی عمومی امحاء می شود باید برای اطلاع سازمان ارسال گردد.

تمامی نوشته ها،نامه ها،گزارشها،صورت جلسه ها،قراردادها و عهدنامه ها،ابلاغ ها و فرمانها،نمونه فرمها،دفترها و پرونده ها،قبوض،نسخه ها،بارنامه ها،سوابق تحصیلی،نمودارها و جداول،نقشه ،فلاپی و سی دی و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات سازمان و با تایید کمیته امحاء استان در اجرای دستور العمل سازمان اسناد ملی ایران تهیه و دریافت شده که با امحاء آنان از نظر اداری و مسولیت های قانونی جاری به تشخیص وزارت خانه مرکزی سازمان مورد مراجعه واقع نمی شوند.

در این دستورالعمل کلیه اقدامات لازم برای تهیه و ارسال فهرست اوراق امحا که شامل مراحل مختلف:برنامه ریزی و تهیه مقدمات،بررسی و صورت برداری اسناد و پزونده های راکد ارزشیبابی تفکیک و بسته بندی آنها و امحاء می باشد،تشریح شده است:

1)برنامه ریزی و تهیه مقدمات کار

2)بررسی و صورت برداری

3)ارزشیابی

4)تفکیک و بسته بندی

5)تهیه و ارسال فهرست اوراق قابل امحاء

در برنامه و مواد تفصیلی موارد زیر باید گنجانده شود: الف)تعیین دامنه فهرست برداری ،مبنی براینکه کدام بایگانی یا کدام دسته از پرونده ها مورد نظر هستند. ب)تعیین مجریان برنامه و وظایف و مسئولیتهای هریک ادامه مطلب

اسناد و پرونده های راکد براساس برنامه تعیین شده و به ترتیب زیر مورد بررسی و صورت برداری قرار می گیرد:

الف)در مواردی که مواد مورد بررسی به صورت پرونده وجود دارد باید مشخصات هریک در فرم مربوطه درج گردید.

ب)فرمها تکمیل شده مزبور براساس موضوع تفکیک و دسته بندی می شوند و کلیه پرونده ها و اسناد مربوط به یک موضوع معین تحت عنوان ردیف پرونده یا اسناد در فرم درج می گردد.

پس از صورت برداری وفهرست جهت بررسی به مقام و کارشناس مسئول ارسال می گردد نامبرده با توجه به وظایف و مسئولیتهای قانونی وزارتخانه و موسسه دولتی ذیربط و با رعایت مقررات و مرور زمانهای قانونی و همچنین با ادامه مطلب

پس از صورت برداری وفهرست جهت بررسی به مقام و کارشناس مسئول ارسال می گردد نامبرده با توجه به وظایف و مسئولیتهای قانونی وزارتخانه و موسسه دولتی ذیربط و با رعایت مقررات و مرور زمانهای قانونی و همچنین با ادامه مطلب

ضمن انجام بررسی و صورت برداری ؛ به هریک از پرونده ها (یادسته های خاص اسناد) شماره جدید بصورت مسلسل داده می شود که این شماره در ستون مربوط و در فرم شماره 1و2 قید میگردد . پس از آنکه مسوول امور اسناد نتادامه مطلب