جدول زمانی عمومی شماره 1

پ ـ بایگانی عبارتست از مخزن اطلاعات  هرسازمان:

2ـ اسناد ومدارک :

                           بدلیل ثابت بودن .اطلاعات اسناد ومدارک هرسازمان باهرگونه تغییرات نیروی انسانی .ماندنی وقابل نگهداری است 

جدول زمانی عمومی شماره 1...

مقدمه 

اگربه زمان های گذشته برگردیم مشاهده خواهیم نمودکه بشربه روشهای گوناگون مبادرت به برقراری ارتباط مینموده است این ارتباطات ابتدا به وسیله ایما واشاره وحرکات گوناگون وسپس با پیدایش صداهای گونگون ویا تلفظ های مختلف بصورت کلام وسخن بوده است ......

جدول زمانی عمومی شماره 1...

گشت گرداگردمهرتابناک .ایران زمین

روزآمدوشدشادی برون زندرکمین

ای تویزدان.ای توگرداننده ی مهروسپهر

برترینش کن برایم این زمان واین زمین

            عید نوروز مبارک

جدول زمانی عمومی شماره 1...

یکی دیگرازعوامل مهم درتشکیل واستفاده ازبایگانی ودرنهایت اسناد ومدارک آن بکارگیری ابزارووسایل ضروری بایگانی است که شامل مواردی چون تعدادوسایل کیفیت وسایل  نوع وسایل  وابزارها وبکارگیری افرادمتخصص است .

جدول زمانی عمومی شماره 1...

بررسی وارزشیابی سوابق وپرونده های راکد به منظوراهداف سه گانه ذیل انجام می گیرد :

 

ا- امحا اوراق زائد

2- انتقال پرونده های راکد به مرکز بایگانی راکدسازمان برای نگهداری موقت

3- تحویل اسناد واجد شرایط نگهداری دائمی سازمان به بایگانی راکد

جدول زمانی عمومی شماره 1...

نشان دادن واثبات انجام یک امروعمل وفعالیتهای گذشته یک سازمان(نقش سندعبارتست ازانتقال اطلاعات گذشته به آینده است) برای بهبود فعالیتها ی  سازمانهای آینده نگرمهم است بدین منظورنقش واهمیت بایگانیها مشخص شده و راه اندازی آن دریک سازمان الزامی می باشد

 

 

جدول زمانی عمومی شماره 1...

چ-امکان نظارت بصری مدیرومسئول بایگانی برکارکنان وارباب رجوع بایگانی بهنگام استقراردرمحل کار

جدول زمانی عمومی شماره 1...

ترتیب امحاء اوراق زائد مربوط به جداول زمانی عمومی از طریق فروش وواگذاری به کارخانه های کاغذ ومقوا سازی با رعایت تشریفات و مقررات مالی و با نظارت نماینده سازمان ذیربط خواهد بود در نقاطی که که کارخانه های کاغذ و مقواسازی وجود ندارد امحاء اوراق زائد باید به ترتیب مقتضی و مناسب نظیرسوزانده و با رعایت تشریفات و مقررات مربوط و با نظارت سازمان ذیربط انجام گیرد .

نسخه ای از فهرست ردیفهای اوراق زائد که طبق جدول زمانی عمومی امحاء می شود باید برای اطلاع سازمان ارسال گردد.

جدول زمانی عمومی شماره 1...

تمامی نوشته ها،نامه ها،گزارشها،صورت جلسه ها،قراردادها و عهدنامه ها،ابلاغ ها و فرمانها،نمونه فرمها،دفترها و پرونده ها،قبوض،نسخه ها،بارنامه ها،سوابق تحصیلی،نمودارها و جداول،نقشه ،فلاپی و سی دی و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات سازمان و با تایید کمیته امحاء استان در اجرای دستور العمل سازمان اسناد ملی ایران تهیه و دریافت شده که با امحاء آنان از نظر اداری و مسولیت های قانونی جاری به تشخیص وزارت خانه مرکزی سازمان مورد مراجعه واقع نمی شوند.

جدول زمانی عمومی شماره 1...

در این دستورالعمل کلیه اقدامات لازم برای تهیه و ارسال فهرست اوراق امحا که شامل مراحل مختلف:برنامه ریزی و تهیه مقدمات،بررسی و صورت برداری اسناد و پزونده های راکد ارزشیبابی تفکیک و بسته بندی آنها و امحاء می باشد،تشریح شده است:

 

1)برنامه ریزی و تهیه مقدمات کار

2)بررسی و صورت برداری

3)ارزشیابی

4)تفکیک و بسته بندی

5)تهیه و ارسال فهرست اوراق قابل امحاء

جدول زمانی عمومی شماره 1...